【1】「送信取り消し機能」を30秒に延長するワザ
プライベートでもビジネスでも、間違ってメールを送ってしまうと、あとで大変なトラブルになる可能性がある。もし、ビジネス上の重要なデータを間違った相手に送ったりすれば、ゴメンでは済まないだろう……。だが安心してほしい。そもそもGmailには標準で5秒までの送信取り消し機能が搭載されているのだ。たった5秒とはいえ、送信ボタンを押した直後に間違いに気づけばキャンセルすることも可能である。もちろん、5秒では間に合わない場合も多いだろう。そんときは、Gmailの設定を最大30秒まで延長しておけばOK！ これなら、送信直後の取り消しにギリギリ間に合うかもしれないぞ。
【2】「曜日」や「時間」を指定して予約メールを送るワザ
「Outlook（アウトルック）」や「Thunderbird（サンダーバード）」といったパソコン用メーラーアプリでは、日時を指定して「送信予約」ができる機能が利用できる。送信予約は、打ち合わせの日時をリマインドしたい場合やメルマガの配信など、ビジネスシーンで意外とよく利用されている機能だが、これまでGmailではプラグインを利用しないとメールの送信予約機能が利用できなかったのだ。しかし、2019年4月からは、Gmailにも送信予約機能が標準機能として搭載されている。操作もメール送信ボタンから簡単に実行できるぞ。
【3】重要なメールのセキュリティを強化するワザ
ビジネスで重要なメールを送るとき、アナタはどのような対策を取っているだろうか？ そのまま何もセキュリティをかけずに送ってしまうと、情報が漏洩する可能があるぞ！ 実は、Gmailに「情報保護モード」という機能が搭載されているのをご存じだろうか？ 情報保護モードを適用すると、受信者側はメッセージのコピー・プリントアウト・転送、添付ファイルのダウンロード＆保存ができないようになる。また、情報保護モードには「送ったメールを1週間後に自動的に削除」する機能も搭載されているほか、メールの受信者側にはパスコードが自動で送信され、そのパスコードがないと内容を閲覧できない仕組みになっているのだ。このように強固なセキュリティをかけられる情報保護モードを利用すれば、ビジネス上の重要なメールでも安心してGmailで送れるだろう。
【4】未読件数をブラウザのタブに表示するワザ
コロナ禍の影響で長らくテレワークを強いられている人も多いと思うが、テレワークではちょっとした連絡もすべてメールになり、送受信数がかなり増えていることだろう。デキるビジネスパーソンなら即レスは当たり前だが、とくにWebメールのGmailはプッシュ通知機能を有効にしておかないと、いつまでたっても新着メールに気が付かない場合もある。そこでおすすめしたいのが、Webブラウザのタブに未読メール件数を表示する方法だ。これなら、ビジネス上の大切なGmailを放置してしまうリスクは避けられるだろう。
【5】Gmailで簡単に捨てアドレスを作るワザ
クラウドサービスを利用するにも、SNSのアカウントを作るにも、メールアドレスは必須になる。だが、メールアドレスをどこかのサイトやサービスで登録すると、毎日のように大量のメールが届くようになって煩わしい。かといって、新規で捨てアドレスを作るのも面倒だ。そこで、活用してほしいのがGmailの「エイリアス機能」である。エイリアスとは“別名”という意味で、ひとつのメールアドレスを別のメールアドレスのように使い分けられる機能のこと。作り方も簡単で、通常のGmailアドレスに「＋」と「文字列」を加えるだけでOK。これなら、サービスごとにメールを振り分けられるので、重要なメールを探しやすいだろう。
