できるリーダーは「日報の記入項目を減らさない」

日報自体を廃止しよう！

かつて吉田幸弘氏が在籍した会社では、記入項目の多い日報があり、多いときには毎日30分以上も時間をかけていた。日報の記入項目には、会社名・住所・担当者名・ニーズ・話した内容・見込みランクの他に、従業員数、売上高などの記入欄もあった。吉田氏は上司に「正直、この項目は必要ないと思いますけど」と何度か言ったが、「ごめんね。これはルールだから」と、跳ね返されてしまったという。

※本稿は、吉田幸弘著『リーダーの「やってはいけない」』（PHP研究所）の一部を再編集したものです。

お客様の満足につながらない仕事はするべきでない

そもそも、人は「将来使うかも」「こうなっていると便利かも」「念のため入れておこう」という「今、必要でないこと」をたくさん行ってしまっています。

この日報のケースでいえば、「将来、従業員数100名以上の会社に絞って、営業をかけるかもしれない」という理由で、どんな会社でも従業員数を調べて記入していました。

しかし、よく考えてみれば、従業員数や売上高は時が経つにつれて変わっていきます。よって、日報に記入された従業員数などは、何の意味もなさない形骸化したデータです。何よりこのような情報は、必要になったときに調べたほうが早いのではないでしょうか。

とはいえ、私はここで「日報の記入項目を減らせ」と言いたいわけではありません。

実は、このようなシチュエーションのとき、できないリーダーほど「じゃあ、この項目は残して、この項目は減らして……」と、考えてしまいます。

本当にできるリーダーは、ここで「そもそも日報って必要か？」と考えます。つまり、続ける前提で考えるのではなく、やらないという選択肢も含めて、検討・判断するのです。

仕事の目的は、結果を出すことです。よって、結果につながらない、お客様の満足につながらない仕事は、本来すべきではありません。

廃止すべき仕事か判断する3つのステップ

有名な業務効率化のフレームワークに、ECRS（イクルス）というものがあります。これは、次の4つの順番で、業務改善の切り口を考えようというものです。

・Eliminate（取り除く）
・Combine（結合する）
・Rearrange（取り替える）
・Simplify（簡素化する）

できないリーダーは、ここでSの簡素化から考えます。

日報の例で言うと、たしかに形骸化しているが、誰かが見ているかもしれない、あるいは日報がなくなると日々の業務をメンバーがサボるかもしれないと考え、「じゃあ、日報の記入項目を減らそう」と提案します。

たしかに、先ほどの従業員数などの項目がなくなれば、日報を書く時間は削減されるかもしれません。しかし、劇的な業務改善にはならないでしょう。

一方、できるリーダーは、まずEの取り除くこと、なくすことを考えます。

ここでいえば、日報の項目を減らすのではなくて廃止することを考えるのです。

その際、次の3つのステップで検討していきます。

1. その仕事が、価値を生み出しているかどうかを考える

この場合、いつか将来価値を生み出す「かもしれない」という考えはやめましょう。この仕事をすることによって、どんな金銭的メリットや、チーム内のメリットが生まれているのか、そもそもの部分に立ち返って考えるのです。

2. その仕事が、誰のための仕事かを考える

先ほどの日報の例の場合、「部長がたまに見るのに必要だから」といった、それほど全体の価値を生み出していない仕事ならば、廃止してしまいましょう。当人が困るようであれば、顧客リストなど、代用できるものを考えれば良いだけです。

3. その仕事をやめると、問題が発生するかどうかを考える

それを廃止したときに、金銭面などで影響はなくても、何か大きな問題が発生しないかどうかは、考えておくべきでしょう。お客様の誰かが困るかもしれない、あるいは担当者自身が不在のときに困ることがないかなどが基準になります。

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吉田幸弘（よしだ・ゆきひろ）
リフレッシュコミュニケーションズ代表
1970年、東京都生まれ。大手旅行代理店を経て、学校法人、外資系専門商社、広告代理店で管理職を経験。「怒ってばかりのコミュニケーション」で降格を経験したことからコミュニケーションを学び、2011年に独立。現在はコーチングの手法を駆使し、経営者や中間管理職向けにコンサルティング活動を行なう。(『THE21オンライン』2019年09月20日公開)

提供元・THE21オンライン