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以前 LINEヤフー（株）代表取締役会長の川邊健太郎氏がX（エックス）でチャット・メールへの「即レス」について言及し話題になっていた（2023/10/20）。『組織やネットワークにおいて遅レスは罪であり、即レスは奨励されるべき人の基本行動』と説いたツイートのインプレッションは100万近くに及んだ。
即レスが他者を思いやる良い行為であることに異論はない。しかし一般のビジネスパーソンが心がけると、仕事の生産性が低下し長時間労働に陥るのでやめたほうがいい。そう語るのは時短コンサルタントの滝川徹氏。
今回は、滝川氏の著書『細分化して片付ける30分仕事術(パンローリング) 』より、日々のチャット・メールへの対処法を、再構成してお届けします。
割りこみタスク（＝他者からの中断）を減らすために心がけていること。それはメールやチャットと距離を置くことだ。
私はメールチェックなどはまめにはしない。もちろん社内外問わず連絡はくる。それらは便利な連絡手段だが、問題がある。それは常時チェックすることで、自ら割りこみタスクを作り出してしまう点だ。昔の私を例にこのことを説明しよう。
即レスこそデキるビジネスマンの証！ そう考えていた昔の私は、常にメールなどをチェックする習慣があった。
集中して目の前のタスクに取り組んでいるときも、メールを受信すればすぐに確認。その場で返信することもあったし、そのメールに依頼事項が書いてあれば目の前のタスクを中断してその依頼事項に取りかかったりした。ここで何が起きているか、君は気づいただろうか。そう、私はメールを見にいくことでメール受信の度に割りこみタスクを自ら作りだしていたのだ。
言うまでもなくメールやチャット自体は本来割りこみタスクではない。なぜならメールやチャットをいつ見るかは、受け手に委ねられているからだ。たとえば1時間に1回メールやチャットをチェックすることをタスクリストに組みこんで予定していれば。それは割りこみタスクにはならない。単にルーティンタスクをこなしているだけだからだ。
一方メールやチャットを受信する度に自らそれらを確認していれば、それは結果的に割りこみタスクとなってしまう。割りこみタスクを減らしたいなら、メールやチャットを常にチェックしない仕組みを作ることだ。つまり確認する時間や頻度を事前に決めてそのペースを守ればいい。
