4月7日までに私から企画のラフスケッチを提出します。そこで一度打ち合わせをしましょう。 打ち合わせをふまえ、4月17日までに私のほうで企画を本格的に仕上げ提出します。4月24日までにフィードバックをください。 フィードバックをふまえ、4月27日までに私のほうから最終版を提出します。
こうして仕事の流れと全体像を説明したうえで、最後に「ではひとまず4月7日までに企画のラフスケッチをお送りしますね」と次のアクションを3Ｗ形式で明確すれば完璧だ。
相手は「4月7日まで何もせずに連絡を待ってればいいんだな」と安心できる。自分も4月7日までは相手からの確認のみの連絡を避けることができる。
相手の不安をどうやったら払拭できるか意識しようここで伝えたいことは相手からの問い合わせを減らすために、あらかじめ相手の不安をどうやったら払拭できるか意識しようということだ。その手段として仕事の見通しを伝えることが有効であるとここでは書いてきた。
相手から連絡が来ればその対応に時間を奪われる。それを避けるために自分のコントロール下で不明点がないか相手に確認したり、FAQを用意しておくなどできることをイメージするようにしよう。
全ては割りこみタスク（＝中断）をどうしたら減らせるのか。それが時間の創出につながるのだ。
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滝川 徹（タスク管理の専門家） 1982年東京生まれ。慶應義塾大学卒業後、内資トップの大手金融機関に勤務。長時間労働に悩んだことをきっかけに独学でタスク管理を習得。2014年に自身が所属する組織の残業を削減した取り組みが全国で表彰される。2016年には「残業ゼロ」の働き方を達成。その体験を出版した『気持ちが楽になる働き方 33歳大企業サラリーマン、長時間労働をやめる。』（金風舎）はAmazon1位2部門を獲得。2018年に順天堂大学で講演を行うなど、現在は講演やセミナー活動を中心に個人事業主としても活動している。
■ビジネスで「即レス」を心がけてはいけない理由 （滝川徹 時短コンサルタント） ■「今、ちょっといい？」仕事 の中断を激減させる小さな習慣 （滝川徹 時短コンサルタント） ■「今日受けた仕事は原則、明日以降に取り組む」だけで仕事が回りはじめる理由 （滝川徹 時短コンサルタント） ■仕事の先送りをやめたいなら、先に仕事の順番を決めてしまえばいい。（滝川徹 時短コンサルタント） ■やるべき仕事をやるには1日を2時間単位で区切ろう（滝川徹 時短コンサルタント） ■あなたの仕事が終わらないのは「見えない時間」を考慮に入れていないから滝川徹 時短コンサルタント）
編集部より：この記事は「シェアーズカフェ・オンライン」2024年4月26日のエントリーより転載させていただきました。オリジナル原稿を読みたい方はシェアーズカフェ・オンラインをご覧ください。
提供元・アゴラ 言論プラットフォーム
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