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仕事に集中している時に上司やクライアントから案件の進捗確認の連絡が入り、中断を余儀なくされる。これは相手の事情だから仕方ない。そう考える人も多いだろう。しかし実は、事前に手を打っておくことでこうした問い合わせはなくすことができる。

そう語るのは現役会社員・時短コンサルタントの滝川徹氏。今回は、滝川氏の著書『細分化して片付ける30分仕事術(パンローリング) 』より、他者からの問い合わせによる中断をなくす秘訣を、再構成してお届けします。

3Ｗを明確にする

上司やクライアントとともに仕事を進める以上、状況は共通認識させておく必要がある。でなければ問い合わせ連絡などが増え、それらに対応する必要も出てくるからだ。

そこで、それらを回避するために私が意識していることを紹介しよう。結論から言えば、仕事の見通しを必ず関係者に伝えることだ。具体的には、次の3つを明確にすること。

誰が〔WHO〕 何を〔WHAT〕 いつまでに（するか）〔WHEN〕

たとえばレポートの作成をクライアントから依頼された場合。「私が／レポートを／1カ月後までに（作る）」とあらかじめ伝えておく。こうして今後の流れをお互い明確にしておけば、上司やクライアントが状況がわからず確認してくることはなくなる。

上司やクライアントが仕事の進捗を確認してくるのは、この3Ｗがハッキリしておらず状況がつかめないからだ。人は見通しがつくと安心できる。上司やクライアントからの確認を減らしたいなら、相手を安心させてあげることが大切だ。

また、自分は明確に相手に伝えたつもりでも共通認識がなされていないこともある。そこで会議の最後やメールなどで報告する際も、この3Ｗが明確になっているか自分でも意識しよう。

逆に言えば「私が／レポートを／1カ月後までに作る」と明確に伝えておけば、少なくとも仕事の進捗については「それまでは連絡してくるな」というメッセージを暗に伝えていることにもなる。

仕事全体のスケジュール感や全体像を共有する

「見通しを伝える」という観点では、仕事全体のスケジュール感や全体像を相手と共有することも重要だ。目的は先程と同じで相手の不安を払拭するためだ。

たとえばクライアントから1カ月後に何か新しい企画を経営会議で発表してほしいと依頼されたとする。今日が4月1日で会議が4月30日だとしよう。

私なら依頼された時点で「たとえば次のようなイメージで進めていこうと思うのですが、いかがですか？」と提案する（事例として3Ｗを明確にするために太字にした）。