会社の報告書やレポートに使用するなら、これほど合理的で無駄のない文章の書き方はありません。「5W1H」を意識した報告書を書いてみます。仕事上の トラブルが発生し、社内に共有する目的だと仮定します。
＜例：ホワイト食品乳業（仮称）とのトラブルについて＞ 昨日の14時（When）に、ホワイト食品乳業（Where）に納品された商品に不良品が混入している（What）ことが、明らかになった。営業担当の清水（Who）が16時に訪問し、総務部田中課長に謝罪（Who）をした。不良品は速やかに回収し、明後日までに再納品することで合意（How）した。原因は調査中でわかり次第報告する（Why）。
「5W1H」が報告書向きであることがわかります。ロジカルに書かれているので、ことの顛末が第三者にもよくわかります。事実を淡々と伝えれば、基本的な報告書は完成します。
「ロジカル」で感動は生まないビジネスの世界では、「5W1H」を意識してさらにロジカルを意識することで、ビジネスを潤滑に進めることができるという人がいます。また、このように伝えられる人が「デキる」と評価される向きさえあります。しかし、それは幻想です。
ロジックやロジカルは相手を説得したり、事実を客観的に伝えるためのフレームワークにすぎません。そこからは何も価値は生み出されません。どの会社にも、必ず「ロジカル・バカ」みたいな人がいますが、人の気持ちはロジカルでは動きません。
テーマが「裏金疑惑」だろうが、「経営課題」だろうが、「サザエさん」だろうが、ロジカルに説明することはできます。ただそれはあくまでも、報告書という体裁の場合だけです。
ニュースの報道も「5W1H」ですが、これは事実を端的に伝えるため。視聴者を感動させる要素は必要ありません。ロジックやロジカルにだまされてはいけないのです。
繰り返しますが、人に伝えたいと思うならロジカルではなく、感情に訴えて「共感」を生み出すことが必要になります。社内の「ロジカル・バカ」には気をつけてください。
尾藤 克之（コラムニスト・著述家）
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提供元・アゴラ 言論プラットフォーム
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