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「今日も全然仕事が終わらなかった……」
予定通り仕事が終わらない時、自分の能力の無さを嘆く人も多い。しかし実は、問題は能力ではない。仕事の計画の立て方にある。
そう語るのは時短コンサルタントの滝川徹氏。今回は、滝川氏の著書『細分化して片付ける30分仕事術(パンローリング) 』より、多くの人が見落としている「見えない時間」の解説を、再構成してお届けします。
「ルーティンタスク」とは、一定の頻度でくり返し行うタスクのことだ。クライアントがいれば、メールやチャットのチェックを毎日行うだろう。それらのチェックはルーティンタスクと言える。
そのほかにも、毎日の日報もルーティンタスクだ。週に1回レポートを書く。月に1回経費精算をする。これらもルーティンタスクとなる。そして意外と見落とされがちなのが、突発的に発生する「割りこみタスク」も実はルーティンタスクということだ。
「割りこみタスク」とは簡単に言えば、自分が今やっていることを中断して対応せざるを得ない（割りこまれる）事象を指す。たとえば同僚から相談事をされる。クライアントからの電話に対応する。上司から急な仕事を頼まれる。これらは全て割りこみタスクだ。
1日に割りこみタスクが「全くない」という人はまずいないだろう。他者との関わりのなかで仕事をする以上、毎日割りこみタスクに一定の時間を取られるのは仕方がない。突発的な業務に毎日時間を使っているなら、割りこみタスクもルーティンタスクなのだ。
仕事のスケジュールを組む際は割りこみタスクを含めたルーティンタスクもあらかじめ時間を見積もり、組みこんでおかなければならない。なぜならルーティンタスクには必ず一定の時間を費やすからだ。具体的な例をあげて説明しよう。
長時間労働に悩み、改善に試行錯誤していた頃。私はタスク管理ツールを使って毎日仕事中に時間・行動の記録を取っていた。
