バウンスメールを放置するリスク・デメリット
バウンスメールを放置するとどうなるのか、具体的なリスクを紹介します。
1．情報伝達がスムーズにできない
メールが届かないということは、メールに書かれた内容・情報を相手に届けられないということです。
特にビジネスメールではスムーズで正確な情報伝達が大切です。バウンスメールを放置することで仕事に遅れが出たり、認識違いが起こったり、さまざまなトラブルが考えられます。
2．受信拒否になる
バウンスメールが起こったときに対処をせず、何度も送り続けると、メールサービスや受信側のサーバーにより受信拒否されることがあります。こうなると、受信拒否を解除してもらうまで、その相手には正しくメールを送信できなくなります。
3．IP・ドメインのレピュテーション低下
バウンスメールを放置し送り続けることで、IPやドメインのレピュテーションが低下します。レピュテーションとはIPアドレスやドメインの評価のことで、これが下がるとスパムメール・迷惑メールと判定されやすくなります。
4．ブラックリストへの登録
バウンスメールの放置が長引くと、IPアドレスやドメインがブラックリストに登録されることがあります。こうなると、受信拒否されたメールアドレス以外にも正しくメールを送れなくなってしまいます。
バウンスメールへの5つの対策
バウンスメールを放置することで、バウンスメールがさらに起こりやすくなるという悪循環に陥ります。バウンスメールとして戻ってきたメールには、エラーの原因が記載されています。原因を確認し、早めに対策を取りましょう。
- 1．メールサイズを抑える
- 2．メールアドレスの収集・確認方法の見直し
- 3．配信リストのメンテナンス
- 4．迷惑メール判定への対策
- 5．SPF・DKIMの設定
1．メールサイズを抑える
メール本文を短くする、添付ファイルの圧縮や分割送信などにより、メールサイズを抑えましょう。
これらの方法でも送れないファイルがあるときは、Googleドライブやギガファイル便をはじめとするファイル共有サービスにファイルをアップロードし、共有用のURLをメールで送信する方法もあります。
関連記事：メールで送れる添付ファイルの容量は？容量を小さくする5つの方法を解説
2．メールアドレスの収集・確認方法の見直し
メールアドレスをフォームから収集している場合、収集方法を見直しましょう。フォームに入力されたメールアドレスがそもそも間違っていると、間違ったメールアドレスを取得し、届くはずのないメールを送り続けることになります。
具体的には次のような方法で入力ミスを防げます。
- コピペ不可で2回入力にする
- 入力アドレスに確認メールを送る
- アドレス入力で仮登録をした後、入力アドレスに承認用URLを添付したメールを送信する
明らかな入力ミスは修正する
入力されたメールアドレス、バウンスメールの宛先となっているメールアドレスに明らかな入力ミスがあるときは、送信側で修正してしまいましょう。たとえば本来「@gmail.com」であるはずの部分が「@gnail.com」になっているような場合です。
3．配信リストのメンテナンス
メールの配信リストは定期的にメンテナンスしましょう。入力ミスやそもそも存在しないメールアドレスをリストに入れたままだと、届くはずのないメールを何度も送ることになります。バウンスメールを繰り返し送ることになり、レピュテーション低下やブラックリスト登録などのハードバウンスの原因になります。
4．迷惑メール判定への対策
迷惑メール判定を受けないように対策をしましょう。レピュテーションを下げないよう配信リストを定期的にメンテナンスしたり、ソフトバウンスが起こらないようにメールサイズを調整したり、少しの工夫で迷惑メールと判定されにくくなります。
受信拒否やブラックリスト登録をされた場合は解除・削除依頼をしましょう。
5．SPF・DKIMの設定
SPF・DKIMは送信元のIPアドレスやメールの内容の正当性を検証する仕組みです。これらの設定により、送信メールが「なりすましメール」と認識されるリスクを下げられます。
