【例文】見積もり依頼メールの書き方は？ポイントとテンプレート、シーン別の例文を紹介

導入を検討しているサービスの予算概算を会議で提出する際や、社内稟議を通す際に必要な「見積書」。先方に送付してもらわなければならないため、送付依頼はなるべく早めに出すことが大切です。

初めて見積もり依頼メールを書く際に迷うのが、件名や内容などの書き方です。情報を過不足なく伝えられ、かつ相手に失礼がないように配慮した見積もり依頼メールの書き方のポイントを解説します。シーン別の例文やテンプレートもご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

見積もり依頼メールはトラブル防止や予算調節のため重要

仕事を進める上で、見積もり依頼をメールで行うことはトラブル防止の面で有効です。商談の場で直接金額を伝えられている場合でも、必ずメールで見積もりをもらうように習慣付けましょう。見積もり内容を書面で残すことで、お互いの認識の齟齬がなくなります。

金額にもよりますが、見積もり依頼をメールや紙の資料など書面でもらっておくと、社内で承認を得る際にも役立ちます。メールを転送すれば簡単に共有ができるほか、予算調整する際にきちんとした金額を伝えられるので、予算に対して大幅に金額が前後するというトラブルも回避できます。

見積もり依頼メールの書き方のポイント

見積もり依頼は書き方ひとつで、見積もりを送付してもらえるスピードや記載してもらえる内容が変わります。手間や時間をかけすぎず、スピーディに見積書をもらうにはコツがあります。まずは、見積もり依頼メールを書く際に意識したい4つのポイントを解説します。

ポイント1．見積もり依頼であることがわかりやすい件名にする

見積もり依頼メールを書く際の1つ目のポイントは、見積もり依頼であることがわかりやすい件名にすることです。

件名のわかりやすさはメールを開封する優先度に関わります。簡潔でわかりやすいタイトルを付けましょう。

ポイント2．依頼する内容・クオリティ・依頼理由を伝える

見積もり依頼メールを書く際の2つ目のポイントは、依頼内容やクオリティ、依頼理由を伝えることです。

依頼する内容とは、見積書に記載して欲しい商品・サービスの内容のことです。導入を検討しているサービスによっては、金額の異なる複数のプランが用意されていたり、複数のバージョンが用意されていたりするため、ただ単にサービス名だけ書いただけでは伝わらない可能性があります。どのサービスのどのプランなのか、明確に伝えましょう。

明確なプランやサービスがない場合や当てはまらない場合は、どのようなことを依頼したいのか詳細を記載します。

その際、依頼理由も記載しておくと見積もり時の齟齬が減ったり、すぐに対応してもらえる可能性が高まったりします。

ポイント3．依頼する数量・納期・支払い方法・予算目安を具体的に提示する

見積もり依頼メールを書く際の3つ目のポイントは、依頼する数量・納期・支払い方法・予算目安を具体的に提示することです。

社内の予算調整や稟議申請で使用する見積書を作成してもらうには、見積書に記載する取引条件をメールで事前に伝えておきましょう。ここが漏れていると、作成し直してもらう手間が発生します。下記のように箇条書きで記載します。

ポイント4．回答期限を記載する

見積もり依頼メールを書く際の4つ目のポイントは、回答期限を記載することです。

回答期限が設定されていないと、見積書作成の優先度が下がる可能性があります。前向きに検討していることも同時に伝えられるので、回答期限は明確に記載しましょう。

その際は、相手を気遣う一言も添えます。「お忙しいところ恐縮ですが」「お手数をおかけしてしまい申し訳ありませんが」などと入れることで、相手に与える印象も変わります。