懇親会のお礼メールの書き方と例文｜社外・取引先 / 社内・上司 / 内定者懇親会などシーン別に紹介

まだ親しい間柄ではない人たちの親睦を深めるために行われる「懇親会」。内定者懇親会のほかにも、社内外でさまざまなタイミングで懇親会が開催されます。

参加後に大切なのが幹事や主催者宛に送る「お礼メール」です。ビジネスマナーのひとつとしてなぜ送る必要があるのか、送るとしたらどんな内容が良いのかを知っておきましょう。お礼メールの書き方やシーン別の例文、送るのに適切なタイミングなどを解説します。

懇親会の参加後にはお礼メールを送ろう

懇親会に参加した後は、幹事や主催者に対してお礼メールを送るのがビジネスマナーです。送り忘れると相手に悪い印象を与えてしまいかねません。懇親会のスケジュールを入れるのと同時に、タスクとして設定しておくと送り忘れを防げて安心です。

お礼メールには懇親会を開催してくれたお礼に加えて、自身の感想を添えるのがポイント。定型文ではなく自分の言葉で文章を考えることで、相手に感謝の気持ちや楽しめたという気持ちが伝わります。形式は基本のビジネスマナーに則りながら、思いが伝わるお礼メールを送りましょう。

懇親会のお礼メールを送るタイミング

懇親会参加後のお礼メールは、早ければ早いほど良いとされています。なるべく、終了後の帰りの電車の中や家に着いたタイミングなどでお礼メールを送りましょう。

なるべく早いタイミングが良いとされているものの、懇親会の終了時間が遅い場合はその日中でなくとも問題ありません。深夜に送ると逆に悪いイメージを持たれる可能性があります。当日中が難しい場合は、翌日、相手が始業した後のタイミングでお礼メールを送りましょう。

懇親会が金曜日の夜に開催された場合は、週明けの月曜日に送るのがマナー。翌営業日に送ると覚えておくと間違えません。

懇親会のお礼メールを送るときの3つのポイント

懇親会のお礼メールを送る際に注意する点はいくつかありますが、もっとも大切なのは相手に失礼がないようにすることです。初めて懇親会のお礼メールを送るときに意識したい3つのポイントを解説します。

ポイント1．相手の就業時間に配慮して送る

懇親会のお礼メールを送るときの1つ目のポイントは、相手の就業時間に配慮して送ることです。

懇親会のお礼メールは当日中、遅くとも翌日の午前中には送るのがベストです。このときに注意したいのがメールを送る相手の就業時間です。懇親会後の時間が日付近くや深夜の場合はお礼メールは翌日にしましょう。

翌日送る際も就業時間内かどうか配慮が必要です。企業によって始業時間は異なりますが、遅くとも10時には業務を開始していることが多いため、10時前後に送るのが一番安心です。懇親会のときにさりげなく情報を収集しておくのもおすすめです。

ポイント2．お礼メールだとわかりやすいタイトルにする

懇親会のお礼メールを送るときの2つ目のポイントは、お礼メールだとわかりやすいタイトルにすることです。

お礼メールを送る際、件名につけがちなのが「先日はありがとうございました」「先日のお礼」などです。これではどの予定で一緒になった相手からの連絡なのかがわかりません。

「懇親会のお礼」「昨晩の懇親会のお礼」「内定者懇親会のお礼」など、見てすぐに内容がわかるシンプルなタイトルにすることを意識しましょう。

ポイント3．基本のビジネスメールの構成を意識する

懇親会のお礼メールを送るときの3つ目のポイントは、基本のビジネスメールの構成を意識することです。基本的なビジネスメールは以下の6つの要素で構成されています。

• 件名、タイトル
• 相手の名前、企業名、役職名
• 冒頭の挨拶「お疲れ様です」「お世話になっております」
• メール本文
• 締めの挨拶「今後ともどうぞよろしくお願いいたします」
• 自身の名前、会社名や所属団体名「◯◯大学+指名」「◯◯株式会社+指名」

ここに「お礼の一言」と「懇親会の感想」を付け加えれば、お礼メールに必要な要素を満たせます。基本的にはビジネスメールの形を意識しつつ、懇親会開催へのお礼と懇親会に参加した感想を書けば、失礼のない形で感謝の気持ちを伝えられます。