覚えておきたいMicrosoftTeamsの画面共有中に便利な機能

MicrosoftTeamsには画面共有中に使用できる便利な機能が多々あります。以下では、覚えておくと便利なMicrosoftTeamsの機能をご紹介します。

ホワイトボードの利用方法

Teamsには参加者全員が共有できるホワイトボードがあります。ホワイトボードを使用することで考えがまとめやすくなったり、図示してわかりやすく説明できたりします。

STEP1．「共有」>「Microsoft Whiteboard」をクリック

まずは、「共有」>「Microsoft Whiteboard」をクリック。

共有する範囲を選びます。参加者が書き込めるホワイトボードにしたい場合は、「ホワイトボードで共同作業をします」を選びましょう。

STEP2．ホワイトボードのテンプレートを選ぶ

ホワイトボードには様々なテンプレートがあります。テンプレートを使用しない場合は「空白のキャンバスから始める」をクリックしましょう。

自由にテンプレートやホワイトボードを使用して、ビジネスに活かしましょう。

画面共有を許可する方法

会議の主催者の場合、画面共有の許可を与えるかどうかを選ぶことができます。以下では、参加者の画面共有を許可する方法についてご紹介します。

STEP1．「その他」>「設定」>「会議のオプション」

「その他」>「設定」>「会議のオプション」をクリック。

STEP2．「発表者となるユーザー」を変更する

「発表者となるユーザー」が共有できるユーザーのこと。参加者全員に権限を与えたい場合は「全員」を選びましょう。

知っておきたい画面共有をする際の3つのポイント

画面共有を初めてする人は、どういうことに気を遣えばいいのかわからない人も多いのではないでしょうか。

以下では、知っておきたい画面共有のポイントとマナーをご紹介します。

画面共有したら相手に表示されているか確認する

知っておきたい画面共有をする際の1つ目のポイントは、画面共有したら相手に表示されているか確認することです。

画面共有をしても相手に表示されないバグはしばしば起こりうるものです。相手が画面共有が見えずに焦っている状況でそのままプレゼンを進めるのは賢明とはいえません。相手に資料を別途渡したり、再度共有し直したりと相手を気遣った行動を取りましょう。

プッシュ通知をオフにしておく

知っておきたい画面共有をする際の2つ目のポイントは、プッシュ通知をオフにしておくことです。

デスクトップを共有していると、メールやLINEなどの通知が表示されます。それらの通知からプライベートな内容が流失してしまうこともあるため、「おやすみモード」や「集中モード」などの設定をオンにしておくことをおすすめします。

画面共有を変わってもらう際は、声をかける

知っておきたい画面共有をする際の3つ目のポイントは、画面共有を変えてもらう際は、声をかけることです。

Teamsでは、画面共有は原則一人だけできる設定になっています。そのため、誰かが画面共有をしていると、自分は画面共有ができなくなります。相手が終了することを忘れている場合は「〇〇さん、発表ありがとうございます。画面共有を使用したいので、〇〇さんの共有を終了してもらえますか？」などと優しく声をかけましょう。