同意書を作成するときの5つの注意点
同意書を作成する際の注意点を5つ紹介します。後からトラブルにならないよう、これらの5ポイントを押さえ、作成した同意書をよく確認しましょう。
- 内容が十分か、想定外の同意事項がないか確認する
- 添え状をつける
- 控えを保管しておく
- 書留郵便で送る
- 電子化する場合はPDF化する
内容が十分か、想定外の同意事項がないかチェック
同意書の内容が十分であること、想定外の同意事項がないことを慎重に確認しましょう。過剰な同意内容が記載されていたり、記載すべき同意内容が記載されていなかったりすると、後から想定外の義務を負ってしまうリスクがあります。
社内の法務部に確認することはもちろん、場合によってはリーガルチェックを受けるのもおすすめです。
添え状をつける
同意書を郵送する際は添え状をつけましょう。その同意書がどのような書類であるのか、誰から送られてきたものなのかわかるため、相手にとって親切です。
添え状のテンプレート
株式会社〇〇 御中
〒
（住所）
（担当者氏名）
TEL：
FAX：
Email：
〇〇同意書送付のお知らせ
拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
〇〇の件につき、下記書類をご送付いたします。ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
・〇〇同意書 1通
以上
控えを保管しておく
同意書を送る前に、控えを作成し保管しておきましょう。同意書の原本は相手の手元に保管されるため、作成側にもその内容がわかる控えを取っておきます。
控えを取っておかないと、何らかのトラブルが起こった際の対応が難しくなります。同意書の内容を後から確認し、適切な対応ができるよう、控えを保管しておきましょう。
書留郵便で送る
同意書は書留郵便で送りましょう。配達までの過程が記録される書留郵便で送ることで、郵便事故のリスクを抑えられます。
書留郵便は普通郵便より数百円ほど高い料金がかかりますが、リスクヘッジのために利用を検討しましょう。
電子化する場合はPDF化する
同意書を電子化することで、「郵送にかかる時間と費用、郵便事故のリスクが抑えられる」「物理的な保管スペースが不要になる」「保管・整理・検索がしやすくなる」などのメリットを得られます。
同意書を電子化する場合はPDF化し、メールで送付しましょう。メールの本文は先述の添え状テンプレートを参考に書き、PDFを添付します。
