ビジネスメールの特徴といえば、本文の下に「署名」が入れられていること。自社の情報と自分の情報を記載する場所として、多くのビジネスパーソンが有効活用しています。

本記事は、そんな「署名」を作る際に意識したい3つのポイントを解説。基本的な項目から状況によって追加したい項目についてもご紹介しています。最後にはすぐに使えるデザインのテンプレートもラインナップしているので、自身の署名を考える際の参考にしてみてください。


本記事の内容をざっくり説明



  • ビジネスメールの署名の基本的な扱い方

  • ビジネスメールに入れたい基本項目・追加項目

  • タイプ別に署名デザインをご紹介



ビジネスメールの署名を作成するときの3つのポイント

ビジネスメールにおける署名は、そのメールを作成・送信したのが自身であることを示すために用いられています。多くのソフトウェアでは署名を設定できる機能が存在するため、設定をオンにしておけば毎回自動でメールの最後に署名が追加されます。実はどんな署名にするのかは結構重要。機能する署名を作るための3つのポイントを解説します。

ポイント1．必要な項目を過不足なく入れる

ビジネスメールの署名を作成するときの1つ目のポイントは、必要な項目を過不足なく入れることです。

署名の文字数には明確なルールはありません。だからと言って情報を詰め込みすぎてしまうと、相手に自分のことがうまく伝わりません。

できるだけシンプルに、過不足ない情報量がベストです。氏名・社名・部署名に加えて、メールアドレスや社用携帯の番号など最低限の情報を記載するのがおすすめです。必要な項目の詳細は後ほど紹介します。

ポイント2．表示を確認する

ビジネスメールの署名を作成するときの2つ目のポイントは、表示を確認することです。

署名は自分ではなく、相手が見るものです。記号を使って署名をデザインした場合、文字化けする可能性があります。設定した後は必ずテスト送信を行い、どのように表示されるのかを確認しましょう。

パソコンだけでなく、スマホで見たときの表示もチェックしておくのがおすすめ。特にスマホで見た場合、一行に表示される文字数がパソコンに比べて極端に少なくなるので、レイアウトが崩れて表示されてしまう可能性があります。

テスト送信後は、パソコン・スマホの両方で見え方を確認しましょう。

ポイント3．常に最新の情報を入れる

ビジネスメールの署名を作成するときの3つ目のポイントは、常に最新の情報を入れることです。

署名は定期的に見直しをし、最新の情報になっているかを確認しましょう。人事異動で所属部署が変わっていたり、オフィスが移転していたりする場合、情報が更新されていないと連絡ミスやトラブルなどに繋がりかねません。

役職や肩書きが変わったなどあれば、すぐに署名を新しい内容に変更します。常に最新の情報になっている状態を維持しましょう。定期的にチェックできるよう、カレンダーに見直しの予定を定期的に入れておくのもおすすめです。