取引先側のインターフェース

一般的な電子契約サービスのメリットとして「印紙代削減」「書類の保管」「押印作業が不要」などが挙げられます。これは自社だけでなく、取引先のメリットにもなります。

一方で、取引先に負担をかけないか心配に感じる人もいるかもしれません。そこで、取引先側のインターフェースについても紹介します。

まず、契約書作成者が指定した送信先担当者（取引先）にメールで通知が届きます。


つぎに、「文書を確認する」ボタンを押して氏名を入力します。ユーザー登録などは不要です。


送付されてきた契約書をプレビューで確認し、「署名・合意へ進む」ボタンを押します。


そして、指定された入力項目を埋めていきます。作成者側の手順でも紹介しましたがアンケート形式の入力になっているため、取引先側の担当者、承認者が不慣れでも迷うことなく入力ができるでしょう。

入力が終わったら「入力内容の確認へ」ボタンを押します。


最後に「署名・合意する」ボタンを押して完了です。

完了後は自動的に作成者に確認メールが送られます。作成者が内容を確認して締結を完了すると、自動的に取引先にも契約書のPDFが添付された確認メールが届きます。取引先は、添付された契約書PDFを保管するだけです。


一連でやり取りした日時は時系列で担当者、コメントと一緒に履歴として残るため、あとで振り返る際も安心です。

テンプレート作成時はWord差し込みが便利

freeeサインにはもう1つ特徴的な機能があります。テンプレートを登録するときにWordファイルをアップロードすることができる（Light Plusプラン以上で利用可能）ため、システム管理者は契約書をPDF化する必要はありません。

freeeサイン株式会社より提供


多くの電子契約サービスでは、Wordの差し込みに対応していないため、契約書のPDFを作成し、アップロードする必要があります。

そのため、サービス利用前にテンプレートを用意する管理者は、既存の契約書を加工してPDFを作成する必要がありました。デザインの微調整をしてPDFをアップロードする作業が手間であることは、想像に難くないでしょう。

一方のfreeeサインは、Wordファイルをアップロードしておくと、同サービス上で編集もできるため効率的です。また、定形外などの契約内容であった場合も、テンプレートを複製して別フォーマットのテンプレートを容易に作ることができます。

freeeサイン株式会社より提供

文・Makoto.S

国内ERP大手勤めを経て、株式会社SaaSドクターを設立。DXって？SaaSって？という中小企業の経営者に向けてSaaSの選定・安定利用に向けた支援をおこなっています。
利用イメージが湧かない、自分が勤めている会社には縁がないと思っているような方に、レビューを通じて、SaaSの魅力をわかりやすく届けます。