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始めて送るビジネスメールは3つの構成で文章を作成しよう
初めてのビジネスメールの例文

始めて送るビジネスメールは3つの構成で文章を作成しよう

冒頭と結びの挨拶文の要点を確認したところで、いよいよ具体的な本文の構成に入ります。

「宛名」「挨拶文／自己紹介」「本文／結び」の3つの要素に分けて本文の構成について説明します。

初めて送るビジネスメールの書き方1：「宛名」

まず、初めて送る挨拶メールの宛名には、相手の社名と名前を最初に明記するのが基本です。

メール相手の所属や役職についてはわかる範囲で書き、会社名は正式名称をしっかり調べておきましょう。特に、「後株／前株」（○○○○株式会社／株式会社○○○○）の確認をするのも最低限のビジネスマナーです。

メールを送る相手がわからない場合とわかっている場合、2パターンでの宛名の書き方を見てみましょう。

【取引相手の個人名を特定していない場合】
社名または部署名に敬称の「御中」を付けます。
例：〇〇株式会社　御中／〇〇株式会社　人事部　御中

【取引相手の個人名を特定している場合】
「会社名＋部署名＋名前＋様」を明記します。
「御中」「様」の併用は宛名を二重に付けることになるので気をつけましょう。
例：「○○株式会社 ■■様」「○○商事 営業部 ■■様」

ビジネスメールを送る相手の名前を知っている場合とそうでない場合で、メールの宛名の書き方も変わってきます。しっかりと使い分けられるように確認しておきましょう。

初めて送るビジネスメールの書き方2：「挨拶文／自己紹介」

初めてビジネスメールを送る場合、自分が何者なのか、なぜ連絡をしているのかを知らせるため、簡単な挨拶文と自己紹介を入れる決まりがあります。

挨拶文には、先程紹介した「初めてメールを送らせていただきました」「〇〇様のご紹介でメールをさせていただきました。」などのフレーズを使いましょう。自己紹介の文章は、挨拶文の後に入れます。

ビジネスメールで自己紹介をするのは「挨拶文の後」

自分がどういう者なのか、という自己紹介は紹介文の後にしましょう。

初めてビジネスメールを送信する相手には、「会社名、所属部署、担当している仕事内容」など、簡単に自分についての情報を伝えます。素性の分からない人物から送られたメールは気味が悪いですよね。

また、自己紹介文の後にこのメールで一体何について伝えたいのか、要件を端的に加えるとよいです。

初めて送るメール相手に自己紹介をするときのマナー

  • 挨拶文の後、メール相手に自己紹介する
  • メールの用件は自己紹介後に端的に書き出す

例：はじめまして、○○会社 総務部の△△と申します。■■の件でメールをいたしました

メールをした経緯も説明すると返信率が上がる

挨拶文と自己紹介に加え、なぜこのメールを送ったのかを明確にすることで、相手が取るべきアクションが明確になり返信率が上がります。

＜メールの経緯を伝える例文＞

  • 〇〇事業での協業の可能性についてご検討いただきたく、メールいたしました。
  • 貴社が提供されている〇〇について詳細をお伺いしたく、ご連絡いたしました。
  • 弊社の新サービス〇〇の導入の件でご連絡しました。

初めて送るビジネスメールの書き方3：「本文／結び」

挨拶メールの要ともいえる本文では、最初に書いた用件の内容を、より具体的に記載しましょう。書き方に迷う場合は、5W2Hを意識すると分かりやすい文章が書けます。

【本文で活用したい5W2H】

  • What（何を）
  • Who（誰が）
  • Where（どこで）
  • When（いつ）
  • Why（なぜ）
  • How（どのように）
  • How much / How many（いくら、いくつ）

また、1文が長すぎるのもNG。感覚がつかめないうちは、声に出して読んでみて「長すぎるな」と感じたら、文章を別の句で区切るといいでしょう。本文を書く際は、メールを書くときの注意点にならって「一目でメール文を理解できる」ものを心がけることを忘れないようにします。

結びの文章は先程紹介した例文を活用し、相手を気遣いながら、相手に取ってほしいアクションを明確に記載しましょう。

本文／結びのポイント

  • 5W2Hを意識し、分かりやすい文章を書く
  • 1文を読みやすい長さにする
  • 結びの文章は相手への気遣いと、ネクストアクションを明確にする

ビジネスメールの本文には、箇条書きを活用して具体的な用件を書き記す

ビジネスメールに不慣れな場合、箇条書きにできるポイントを考えながらメール文を書くのがおすすめです。項目を列挙したり、順序を説明したりと、情報を整理するのに役立ちます。

もちろん、箇条書きのみで送信するのはNGですが、情報を端的に伝えるためには箇条書きを上手に活用することがポイントです。

初めてのビジネスメールの例文

初めて挨拶メールを送る際の3つのポイント、挨拶／結びの例文、本文の構成について確認したところで、シーンに合わせた例文をご紹介します。

初めましての相手だからこそ、メールの最後には「署名」と呼ばれる、自分の所在を明らかにする情報を入れることを忘れないようにしてください。

初めて連絡する相手に営業メールをするときの例文

株式会社〇〇　
〇〇部　
〇〇様

突然のメール失礼いたします。株式会社〇〇 ××部の〇〇と申します。
本日は、弊社の新サービス「〇〇」のご紹介の件でご連絡いたしました。

弊社は〜〜のようなツールを提供しております。
貴社のWebサイトを拝見したところ〇〇事業の業務改善にお役立ちできるのではと思い、ご連絡させていただきました。

もしご興味をお持ちいただけるようでしたら、30分程度ご説明に上がれればと存じますので、
下記日程よりご都合の良い日時をご教示いただけますと幸いです。

  • ◯月◯日　◯時〜◯時
  • ◯月◯日　◯時〜◯時
  • ◯月◯日　◯時〜◯時

ご多用の折恐れ入りますが、ご検討いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。

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株式会社〇〇
TEL：123-4567-8910
メール：abcde@xxx.co.jp
担当：××

見積もりを依頼するときのメールの例文

株式会社〇〇　ご担当者様

初めてメールさせていただきます。〇〇会社 ××部の△△と申します。

本日は、貴社サービス〇〇のお見積りをいただきたく、ご連絡いたしました。

下記の要件にて、◯月◯日までにお見積りをいただけますと幸いです。

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商品名：〇〇
数量：〇〇
仕様：〇〇
納期：〇〇
〜その他見積もりの要件があれば追加〜

お手数ではございますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

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株式会社〇〇
TEL：123-4567-8910
メール：abcde@xxx.co.jp
担当：××

紹介された新規の取引先に送る挨拶メールの例文

〇〇株式会社 総務部 御中

初めてご連絡させていただきます、〇〇会社 ××部の△△と申します。

□□株式会社 〇〇様からのご紹介で、今回ご連絡いたしました。

弊社は、〜〜のようなツールを提供しております。
貴社の〇〇事業できっとお役立ちするかと思います。

もし「〇〇（自社サービス名）」にご興味をお持ちいただけましたら、ぜひ貴社へ伺わせていただきたいと考えております。

大変お手数ではございますが、下記までご連絡いただけますと幸いです。

何卒宜しくお願いいたします。

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株式会社〇〇
TEL：123-4567-8910
メール：abcde@xxx.co.jp
担当：××

前任から取引先を引き継いだ場合の挨拶メールの例文

○○商事 営業部 ■■様

平素より格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。
〇〇会社 ××部にて営業を担当しております△△と申します。

この度、◯月◯日をもちまして、前任の××に代わり貴社の担当として新しく着任いたしましたため、ご挨拶の連絡をさせていただきました。

◯◯の仕事は未経験のため、至らないこともあるかと存じますが
一日も早くお役に立てるよう努めます。

前任者同様にご指導賜りますよう、宜しくお願い申し上げます。

できるだけご迷惑をおかけしないよう、しばらくは弊社（担当者）がフォローに入りますのでご了承くださいませ。

後日、改めてご挨拶にお伺いしたく存じますが、取り急ぎメールにてご連絡差し上げます。

今後ともどうぞ宜しくお願いいたします。

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株式会社〇〇
TEL：123-4567-8910
メール：abcde@xxx.co.jp
担当：××

イベントやセミナーなどの案内メールの例文

〇〇株式会社 企画部 御中

※本メールは弊社のメールマガジンにご登録いただいた方に送信させていただいております。

突然メールを差し上げるご無礼をお許しください。
〇〇会社 ××部の△△と申します。

この度、〇月〇日に開催されるセミナーのご案内を送らせていただきます。

弊社で開催する〇〇セミナーは、貴社の〇〇事業とも関わりが深くぜひ意見の交換をできればと存じます。

詳細は下記のとおりです。
日時：〇月〇日
時間：13時から16時まで
場所：〇〇会社第3会議室
住所：東京都新宿区〜〜

奮ってご参加いただけますようお願い申し上げます。

なお、ご参加頂ける場合は、大変お手数ではございますが、下記の連絡先にご連絡いただけますと幸いです。ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。

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株式会社〇〇
TEL：123-4567-8910
メール：abcde@xxx.co.jp
担当：××