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初めての相手へビジネスメールを送るときに注意するべき3つのポイント
初めての相手にメールをするときの挨拶の方法は？
新しい取引先など、面識がない相手に挨拶メールを送る際、相手に失礼がないことはもちろん、できれば好印象を与えたいところ。本記事では押さえておきたいポイントとビジネスマナー、実際に活用できる例文を紹介。使ってはいけない言葉や、わかりやすいメールにするためのコツについても説明します。
本記事の内容をざっくり説明
- 開封してもらう鍵となる「件名」は、要件と差出人を必ず入れる
- 本文では5W2Hを意識しながら、忙しいビジネスパーソンでも短時間で理解できる内容を
- 挨拶文では「初めまして」「お世話になっております」は使わず、結びでは相手のアクションを促す1文を
初めての相手へビジネスメールを送るときに注意するべき3つのポイント
仕事関係者に紹介を受けた際や、新規顧客の開拓など、初めての相手にビジネスメールを送る場面も多いのではないでしょうか。件名はどうすればいいのか、どのように始めればよいのか、必須で入れておくべきことは何か……。慣れないうちは、色々と悩むことも多いと思います。
まずは、大前提として押さえておくべき3つのポイントをご紹介します。
取引先の都合を無視しない！ 初めて挨拶メールを送る時の注意事項
- 「内容」と「送信者」を件名に記す
- 冒頭に「初めまして」を使わない
- 一目で要件が伝わるよう、分かりやすい文面にする
件名次第では挨拶メールを開封してもらえないことがある
顧客からのメール、社内の連絡メール、仕事に関連するメールマガジンなど、ビジネスパーソンの多くは1日に何十通、多い人だと1日に100通以上のメールに目を通します。そんなビジネスパーソンたちは、メール開封するか否かを「件名」で判断することも。
送信者の所属が分からなかったり、どういった要件かがわからない件名では、取引先が挨拶メールを見落としてしまう可能性があります。取引先に初めて送る挨拶メールを読んでもらうためにも、件名には「送信者とメールの内容」を記載しましょう。
＜例＞
×ご挨拶のメール
◯【ご挨拶】▲▲事業における協業について（株式会社●●）
メールの冒頭は「初めまして」にすると営業やスパムメールとして認識される可能性もある
処理するメールの量が多いビジネスパーソンは、心当たりのないメールが届いた際、開封して最初の1文で見るか見ないかをジャッジすることもあります。そのため、スパムメールでよく使われる「初めまして」を冒頭に書くことはおすすめできません。
スパムメールと間違われないよう、後ほどご紹介する挨拶文を参考にメールを作成しましょう。
短時間でメールチェックできるシンプルな文面を心がける
忙しいビジネスパーソンにとって読みやすいメールとは、短時間で要件が理解できるメールのこと。ぱっと見たときに「読みづらそう」と感じたビジネスメールに目を通すのは、取引先からのメールといえどもかなり億劫です。
段落をつけて画面が文字だらけにならないようにしたり、伝えたい要点を箇条書きにしたり、1文が長すぎないようにしたりと、メール文が読みやすくなる工夫をしたいところです。シンプルな文面を心がけて、取引先の相手にメールチェックの負担をかけないようにするのがビジネスマナーと心に留めておきましょう。
署名を入れる
メールの最後には「署名」を入れるのがビジネスメールの基本です。署名とは、送信者の社名や連絡先などを示す、いわば名刺のような役割を果たします。また、送ったメールを書いたのは自分であることを証明するものでもあります。
特に初めて連絡する相手の場合は、自分の名前や社名、連絡先などを伝える必要があるため、署名は必ず入れるようにしてください。
署名に書くべき内容は以下の通りです。
- 署名に書くべき内容
- 会社名
- 部署名 役職
- フルネーム
- 会社の住所
- 電話番号
- ファックス番号
- メールアドレス
- WebサイトなどのURL
電話番号を書く際は、固定電話なのか携帯電話なのかわかるように書くことをおすすめします。
メールのたびに署名を書くのは億劫だなと思う人もいるのではないでしょうか。
Gmailの場合、一度設定すれば自動で署名を記入してくれます。自社で使用しているメーラーやシステムで同様の機能がないか確認してみましょう。
初めての相手にメールをするときの挨拶の方法は？
「内容」と「送信者」を件名に記載する、冒頭に「初めまして」を使わない、一目で要件が伝わるようシンプルな文面にするという、初めての挨拶メールを送る上で守りたい3つのポイントご紹介しました。
全体の要点がつかめたところで、挨拶メールの中でも早い段階で送り先の目に触れる「冒頭の挨拶」と、最後の印象を決める「結びの挨拶」の2つについて解説します。
冒頭の挨拶
先程、冒頭の挨拶で「初めまして」を使うことは避けた方が良いとお伝えしました。では、具体的にはどのような挨拶が適しているのでしょうか。
冒頭の挨拶文の例
- 初めてメールを送らせていただきました。
- 〇〇様のご紹介でメールをさせていただきました。
- 突然メールを差し上げるご無礼をお許しください。
- 突然のメール失礼いたします。
- 初めてメールさせていただきます。
また、ビジネスメールの挨拶文で多用される「お世話になっております。」は、面識のある方に使う挨拶文のため、初めましての方には使いません。一度お会いしたことがある方、もしくは以前やり取りをしたことがある方に使うのはOKですが、初めての方についいつもの癖で使ってしまわないよう、注意しましょう。
文末・結びの挨拶
冒頭の挨拶と同じくらい大切なのが、文末・結びの挨拶です。どのようにメールを締めるかによって、好印象になるのか、残念な印象になるのかが決まります。
文末・結びの挨拶の例
- ご検討のほど、どうぞよろしくお願いいたします。
- お手数ではございますが、ご確認いただけますと幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。
- ご多用の折恐縮ではございますが、どうぞよろしくお願いいたします。
- 引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
- 寒い日が続きますが、どうぞご自愛下さいませ。
打ち合わせのスケジュール確認や、商材の導入有無の検討など、相手にとってほしいアクションがある場合は、相手を気遣いながらアクションを促す一言が入れられるといいでしょう。また、特に取ってほしいアクションがない場合でも、要件だけで終わるのではなく、時候に合わせた相手の体調を気遣う一言が入れられると、印象がよくなるでしょう。
