目次
仕事の依頼を断るときのメールの構成とフレーズ例
【シーン別】仕事の依頼を断るメールの例文

仕事の依頼を断るときのメールの構成とフレーズ例

仕事の依頼を断るときのメールを考える場合、大切なのは相手への感謝と申し訳ない気持ちが伝わる内容になっているかどうかです。なるべく柔和な表現を心掛け、断る理由は明確にすると好印象です。仕事の依頼を断るときのメールの構成とフレーズ例をご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

件名

仕事の依頼を断る際の件名は、通常のメールと同様に内容がわかることが大切。フレーズとしては以下の件名が一般的です。

  • ご依頼いただいた○○の案件につきまして
  • ご提案いただいた○○の件につきまして
  • お仕事依頼のお礼とご回答
  • ご依頼に関するお礼とお詫び

もしくは、新規メールとはせず、いただいたメールへの返信とするとよいでしょう。

冒頭の挨拶と感謝の言葉

メール本文にはまず、冒頭の挨拶と感謝の言葉を述べましょう。冒頭の挨拶は通常のビジネスメールと同様のもので構いません。

  • いつもお世話になっております。
  • 大変お世話になっております。

感謝の言葉は、複数のバリエーションを持たせるのがおすすめです。どの文言にするのかは、仕事依頼の文面に合わせるとよいでしょう。

  • この度は、お仕事の依頼をいただき誠にありがとうございます。
  • この度は、新規お取引のご依頼ありがとうございます。
  • この度は、素敵な案件にお声掛けいただきありがとうございます。
  • この度は、お声掛けいただき恐れ入ります。

お断りの言葉と理由

冒頭の挨拶と感謝の気持ちを述べたあとは、仕事の依頼を断る言葉と理由を述べましょう。理由はなるべく素直に、かつ配慮した表現で伝えることを意識してみてください。本当は受けたいけれど、スケジュールや条件面が合わないなどであれば、代替案を提示するのもひとつの手です。

  • 誠に恐縮ではございますが、現在ほかの仕事の納期がいくつかあるため、いただいたスケジュールではお受けすることができません。もし調整が可能であれば、○月○日にてスケジュールを検討していただくことは可能でしょうか。
  • お声掛けいただき非常に嬉しく思っておりますが、条件面での折り合いがつかないため、今回はお断りさせていただければと存じます。
  • 大変心苦しいのですが、仕事の方向性を絞って依頼を引き受けさせていただいております。そのため、今回の依頼につきましてはお断りさせていただければと存じます。

お詫びの言葉や今後の関係性をフォローする言葉

仕事の依頼を断るメールを送る際には、お詫びの言葉に加えて今後の関係性をフォローする言葉も入れておきたいところです。今後仕事のやりとりが発生するかどうかはわかりませんが、互いに嫌な思いをしないような配慮が大切です。

  • せっかくのご依頼ですが、ご要望に沿うことができず誠に申し訳ございません。現在は状況的にお受けできかねますが、今後状況が変わってご依頼を受けられるようになりましたらこちらからご連絡させていただきます。
  • 期待してお問い合わせいただいたのに、お引き受けできず申し訳ございません。同依頼であれば、ご希望のクオリティで仕事が可能な方を引き継ぐことも可能ですので、その際はお手数ですがお知らせくださいませ。
  • この度はお役に立てず申し訳ございませんが、次回のご提案もお待ちしております。

【シーン別】仕事の依頼を断るメールの例文

仕事の依頼を断る場合、スケジュールや予算などさまざまな理由があります。新規依頼・継続依頼に関係なく、丁寧かつ真摯な対応を心掛けましょう。シーン別に仕事の依頼を断るメールの例文をご紹介するので、参考にしてみてください。

スケジュールの関係で仕事を断る場合

スケジュールの関係で仕事を断る場合は、提示した日程では厳しいことに加え、代替案を用意するのがおすすめです。代替案が通らなかった場合でも、依頼を引き受けるかどうかを前向きに検討したという姿勢を示せます。

▼例文
・いつもお世話になっております。
この度は、お仕事のご依頼をいただき誠にありがとうございます。

大変恐縮ではございますが、ご提案いただいた日時ですと
スケジュールが合わないためお受けすることができません。

もし調整が可能であれば、○月○日以降であれば
お受けすることができますので、一度ご検討いただけますでしょうか。

予算の関係で仕事を断る場合

予算の関係で仕事を断る場合、よりマイルドな表現を心掛ける必要があります。金額面のみが問題で仕事自体は引き受けたい内容であれば、具体的な予算感を提示して検討を促すのもよいでしょう。

▼例文
・大変お世話になっております。
この度は、素敵な案件にお声掛けいただきありがとうございます。

内容、確認いたしました。
誠に恐縮ではございますが、ご提示いただいた条件では、
○○までの対応となってしまいます。

ほかの取引先様とは○○の金額にてお仕事をさせていただいているため
同条件でご検討いただくことは可能でしょうか。

新規の取引先からの仕事を断る場合

新規の取引先から仕事を断る場合は、ただ単に断るのではなくなぜ引き受けられないのかを明確にしましょう。ほかの仕事の納期が重なっている場合は、作業が中途半端になってしまう可能性があるため受けられないと添えると、真剣に検討した結果の答えだと受け取られやすく、断ったとしても好印象を与えられます。

▼例文
・いつもお世話になっております。
この度は、新規お取引のご依頼ありがとうございます。

ぜひお引き受けしたいところですが、
あいにく他案件での納期が重なっている時期であり
現在は新規のご依頼をすべてお断りさせていただいております。

このような状況でお引き受けしまうと作業が中途半端に終わる可能性があり
かえってご迷惑をかけてしまいかねません。

せっかくのご依頼ですが、ご要望にお答えできず
誠に申し訳ございません。

既存の取引先からの仕事を断る場合

既存の取引先からの仕事を断る場合は、良好な関係性を壊さないために配慮したメールを作成することが重要です。今回は依頼を受けられないけれど、タイミングがあえば仕事をしたいのでまた声を掛けてほしいということを最後に伝えるのがポイントです。

▼例文
・いつもお世話になっております。
新たなお仕事のご依頼をいただきまして誠にありがとうございます。

検討させていただきましたが、
誠に残念ながらスケジュール面での折り合いがつかず、
お引き受けすることができない状況です。

ご依頼をいただいたのにもかかわらず
お役に立てず申し訳ございません。

今後またこのような機会がございましたら
ぜひご協力させていただきたいので、
その際はお手数をおかけしますがご連絡をいただけますと幸いです。

仕事の継続を断る場合

仕事の継続を断る場合は理由を明確にしすぎずに濁したような文章を意識しましょう。

例えば、条件面は別によいけれど、関係性を継続したいとは思えないクライアントの場合、条件が合っていないと伝えたあとに好条件を提示されてしまう可能性があります。そうなると断る理由がなくなり、仕事を継続せざるを得なくなってしまいます。

仕事の継続を断ることは自身の都合であるため、勝手な判断で申し訳ないことも同時に伝えましょう。業界での悪い噂はすぐに広まってしまうものです。今後も同じ業界で仕事をしていくことを考え、相手への配慮と尊敬の気持ちを表すような文面を考えてみてください。

さらに、契約書を確認し、継続を断るタイミングも検討しましょう。場合によっては契約破棄や不履行となり違約金や損害賠償などが発生する可能性もあります。

▼例文
・いつもお世話になっております。
お仕事継続のご依頼ありがとうございます。

突然のお話で誠に恐縮ではございますが、
実は自身の仕事の仕方を見直すため、
受けさせていただく仕事の方向性を絞りたいと考えております。

○○様からいただいている案件は学べる部分が多く、
とても楽しくお仕事をさせていただいているのですが、
上記の理由により、現在のお仕事が完了したタイミングで
継続を終了させていただきたく存じます。

誠に勝手なお願いで申し訳ございませんが、
ご理解いただけますと幸いです。