黒坂岳央（くろさか たけを）です。
ビジネスの現場では、「新人がメモを取らない」と中堅社員や上司の嘆きをビジネス雑誌やネット記事で見かけることがある。
このテーマについては、常に「メモを取らないのは新人が悪い」という論調で展開されている。確かにメモを取るべきシーンはあるだろう。だが、逆にメモを取らせること自体がビジネスオペレーションの敗北になっていると感じるケースもある。
挑戦的なテーマの本稿だが、決して考えなしに逆張りスタンスを取っているわけではない。個人の体験的にも「新人の頃はとにかくメモを取りなさい」はおかしいと感じることは少なくなかった。
メモを取る行為自体は重要
最初にお断りしておくが、筆者はメモという行為を否定していない。それどころか、筆者自身が強烈なメモ魔である。思いついた原稿ネタや、有益だなと感じた情報はGoogle KeepやGoogle Document、Gmailの下書きなどテーマによってとにかくメモを取りまくる。カテゴリやテーマごとにメモを取ったら、今度は週末にそのメモを見返すことで、新たな動画や記事のネタになってくれたりする。
会社員として働いていた時期もとにかくメモを取っていた。メモをせずにいると、「前にもう説明したでしょ！何度も同じことを言わせないで」と上司に叱られた経験もある。
メモの重要性はよく理解しているし、実際に上司から叱られる経験もしている。その上で「メモを取らない新人」が常に悪いとは思えない論拠を展開したい。
メモではなく、マニュアルを作っておく
右も左も分からない新人は、後から作業工程などがわからなくならないよう、自分の身を守るためにもメモは重要というのは理解している。だが、その上で「メモを取らせるような状況を作り出している上司が悪いのでは？」と思うシーンもある。
たとえば、繰り返しする前提の作業などは、管理者が事前にマニュアルを作成するべきだ。筆者の場合は会計職の社員だったので、朝出社したら朝礼の前に売上や粗利の速報をAccessを使って作成していた。基本的には1ヶ月30日間、毎日同じ作業をするのだが、時折特殊な処理が入ることがあり、その時はメモを見ながら手を動かしていた。だが、新人の自分はなんのために、その特殊処理をするのか？という理由やエラーが出たときの対処法まではわからない。
ある時、上司が有給休暇の日にたまたまその特殊処理をするタイミングにあたってしまい、朝礼が始まってもエラーが解消できなかった。朝礼では「事前に対処しておくように！」とかなりキツく叱られてしまったが、内心では「このようなエラーの発生や、対処法は一切教わっていないのに…」と納得できない感情が残った。
こうした作業は管理者のレベルで「目的・工程・想定エラーと対処法」などを記したマニュアルを作成することが有効だ。問題が発生するたびにマニュアルをアップデートしておけば、オペレーションレベルは高まるだろう。いきなり入社した新人でもベテラン社員と同じ結果を出力できる。業務効率向上になる。
