ExcelのVLOOKUP関数でデータ抽出（検索）する方法とは？エラー回避の方法も

『オトナライフ』より

VLOOKUP関数の応用的な使い方

VLOOKUP関数を応用的に使う以下の方法をご紹介します。

・文字列を含む検索や抽出する方法
・複数条件でデータを絞り込む方法
・エラー値（#N/A! / #REF!）を回避する方法

文字列を含む検索や抽出する方法

VLOOKUP関数では、数字だけでなく文字列も検索や抽出できます。その場合は、検索キーや検索範囲のデータ型に注意しなければなりません。たとえば、「商品コード」と「商品名」の対応表が以下のようにあるとします。

ExcelのVLOOKUP関数でデータ抽出（検索）する方法とは？エラー回避の方法も

(画像=『オトナライフ』より引用)

この表から商品コード「B001」の商品名を抽出したい場合は、以下のようにVLOOKUP関数を使います。

=VLOOKUP(“B001”,A2:B6,2,FALSE)

この場合、

・検索キー：“B001”（ダブルクォーテーションで囲む）
・検索範囲：A2:B6
・列番号：2
・範囲参照：FALSE

という引数になります。この式を実行すると、「マグカップ」という結果が返ってきます。文字列を検索するときは、検索キーをダブルクォーテーション（”）で囲むことがポイントです。

(画像=B001を“”（ダブルクオーテーション）で囲まない場合、B1と変換されてしまいエラーが表示されます、『オトナライフ』より引用)

また、検索範囲内のデータ型も文字列である必要があります。たとえば、「商品コード」の列が数値型だった場合は、VLOOKUP関数では正しく検索できません。

その場合は、TEXT関数などを使ってデータ型を揃える必要があります。

複数条件でデータを絞り込む方法

VLOOKUP関数は、複数条件でデータを絞り込むこともできます。その場合は、IF関数やAND関数、OR関数などの論理関数と組み合わせて使います。たとえば、「社員番号」と「部署」と「時給」の対応表が以下のようにあるとします。

(画像=社員番号、部署、時給を管理しているシートです、『オトナライフ』より引用)

この表から、もっとも時給が高い「営業部」か「マーケティング部」の社員での写真番号を表示したい場合、以下の関数を使います。

=VLOOKUP(IF(AND(B2=”営業部”, C2>=3000), A2, IF(AND(B2=”マーケティング部”, C2>=3000), A2, “”)), A:C, 1, FALSE)

この場合、

・検索キー：AND(OR(B2=“営業部”,B2=“マーケティング部”),C2>=3000)（複数条件）
・検索範囲：A2:C6
・列番号：1（社員番号）
・範囲参照：FALSE

という引数になります。この式を実行すると、「1001」という結果が返ってきます。「1005」は時給3000円未満なので抽出されません。複数条件でデータを絞り込むときは、検索キーに論理関数を使うことがポイントです。また、検索範囲内のデータ型も検索キーと一致させる必要があります。

エラー値（#N/A! / #REF!）を回避する方法（IFERROR関数）

VLOOKUP関数では、エラー値（#N/A! / #REF!）が表示されることがよくあります。

(画像=たとえばこのようなエラーが表示されます、『オトナライフ』より引用)

これらのエラー値は、以下のような原因で発生します。

・#N/A!：計算すべき値が見つからない場合。たとえば、検索キーに一致する値が検索範囲内に存在しない場合です。
・#REF!：検索範囲外を検索させようとしている場合。たとえば、列番号に検索範囲内の列数より大きな値を指定した場合です。

これらのエラー値は見た目も良くないですし、他のセルの計算に影響する可能性もあります。

エラー値を回避する方法は、IFERROR関数を使うことです。IFERROR関数は、「エラーかどうか判断して処理する」という意味。以下のような書式で使用します。

=IFERROR(式, エラー時の処理)

・式：エラーかどうか判断したい式です。たとえば、「VLOOKUP(A2,B2:D5,3,FALSE)」などです。
・エラー時の処理：式がエラーだった場合に実行したい処理です。たとえば、「“該当なし”」や「“”」（空白）などです。

たとえば、「社員番号」と「名前」と「部署」の対応表が以下のようにあるとします。

(画像=社員番号、名前、部署を管理する表です、『オトナライフ』より引用)

この表から社員番号1005の名前を抽出したい場合は、以下のようにVLOOKUP関数を使います。

=VLOOKUP(1005,A2:C5,2,FALSE)

しかし、この式を実行すると、「#N/A!」というエラー値が返ってきます。これは社員番号1005が検索範囲内に存在しないためです。

(画像=VLOOKUPのエラーを、IFERRORで非表示にできます、『オトナライフ』より引用)

このエラー値を回避するためには、IFERROR関数を使って以下のように書き換えます。

(画像==iferror(VLOOKUP(1005,A2:C5,2,FALSE),”該当なし”) この式を実行すると、「該当なし」という結果が返ってきます。これはIFERROR関数がVLOOKUP関数の結果がエラーだった場合に「“該当なし”」という処理を実行したためです、『オトナライフ』より引用)

まとめ

この記事では、ExcelのVLOOKUP関数でデータ抽出（検索）する方法とエラー回避の方法を解説しました。VLOOKUP関数はデータ分析や管理に欠かせない便利な関数ですが、使い方や注意点も多くあります。ぜひこの記事を参考にして、VLOOKUP関数をマスターしてください。

※サムネイル画像（Image:Wachiwit / Shutterstock.com）

文・オトナライフ編集部／提供元・オトナライフ

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