英語でビジネスメールを書くときに意識しておきたいこと10選

グローバル化が進み、英語でビジネスメールを書く機会が増えています。企業によっては、毎日、何百通ものメールを受信するビジネスパーソンも存在します。このような場合、件名を見て開封の可否を判断することがほとんどです。メールを開封し、読んで、理解してもらうためには、相手に十分にアピールする簡潔で明確なメールを作成することが必要です。

そこで、今回は英語でビジネスメールを書くときに意識しておきたいこと10選をご紹介します。

1. 明確でわかりやすいメールアドレスを使う

メールの送信アドレスは、相手に最初の印象を与える大切な部分です。仕事で使うメールアドレスには、社名や氏名を入れると良いでしょう。

例えば、Justine Beaver@email.com. などが参考になります。すぐに送信者が誰であるのかを知ることができるように、シンプルで短く明確なものを使うようにしましょう。

2. ビジネスメールの構成を意識する

一般的に使われるビジネスメールの構成を覚えておきましょう。

3. 短く、簡潔にまとめる

ビジネスメールでは、短く、簡潔にまとめることが要求されます。通常、1つのメールを読むために費やされる時間は20秒弱です。この20秒で読めるワード数は平均50ワード。最初のパラグラフには、最も相手に伝えたい事項を書くようにするといいでしょう。

4. 相手の興味や注意を引きつける件名を考える

件名はビジネスメールの目的を伝える重要な役割を果たします。件名が抜けていたり不明瞭であったりする場合、相手が開封せずに放置してしまったり、削除してしまう可能性があります。また、スマートフォンでメールを確認するビジネスパーソンが増えているので、できるだけ短い件名でメールの目的を伝えるようにしましょう。例えば、Moving to Another Company, Salary Raise Request, Appreciation. などが参考になります。

5. 受信者の氏名を入れる

短く簡潔なメールが好ましいといっても、呼びかけのないメールは相手に良い印象を与えません。名前を知っている場合には、冒頭に名前を入れます。名前がわからない場合には、タイトルを入れるといいでしょう。例えば、Dear Hiring Manager. のような書き方があります。

6. フォント、絵文字、俗語に気をつける

メールの内容の他に気をつけなければならないのは、フォントのスタイルです。飾りのついたものやカラフルなフォント、大文字、太文字やイタリックの多用は、メールを読みにくいものにします。また、絵文字は家族や友人の間では楽しいものですが、ビジネスでの多用は控えた方が良いでしょう。俗語やワードの短縮形も、ビジネスメールに最適とは言えません。また、読みやすいフォントサイズは10 から12 です。

7. 結びには送信者の氏名を入れる

メールの最後には、差出人の氏名を入れます。必要があれば職位や連絡先として、メールアドレス、住所、電話番号を入れましょう。また、フェイスブックのようなソーシャル・ネットワーキング・サービスのURLを入れることもできます。

8. 綴りや文法の間違いに気をつける

綴りや文法の間違いが原因で、相手に意味が正確に伝わらないことがあります。例えば、Accept とExceptでは意味が全く違います。さらに、間違いの多いメールは相手の興味を引きつけません。おそらく、最後まで読んでくれないでしょう。送信する前に、綴りや文法のチェックをします。ソフトウェアなどを利用して、誤りの有無を確認するようにしましょう。

9. 送信前に読み直す

ビジネスメールが完成したならば、すぐに相手に送信せずに、必ず読み直しましょう。内容が十分に伝わるかどうか、メールの長さは適切かどうか、単語や文法に間違いがないかどうか等を確認します。また、パラグラフとパラグラフの間に、スペースが適切に入っているかどうかについてもチェックします。

10. 添付ファイルの添付を忘れない

添付ファイルをメールに添付し忘れるケースが目立ちます。何度もメールを送信したり受信したりするのは、効率的とは言えません。送信する前に必ず確認するようにしましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。最後に、ビジネスメールの参考例とビジネスメールでよく使用される頭字語化された英語表現をご紹介します。

ビジネスメールの参考例

頭字語化された英語表現

このような表現も役に立ちますので、ぜひ、参考にしてみてください。

＜この記事を書いた人＞
ラッド 順子
英国在中のライター。日本と英国の大学院を修了。各種教員免許及び英語教授法資格（TESOL)を有する。公立・私立小中高等学校及び大手語学学校での英語指導経験が豊富。英国では、執筆の他、翻訳・通訳、日本語 指導に従事。ライターとして、イギリスの最新情報やおもしろ文化を発信中。サッカーと海外番組の「The X Files」が大好き。

提供元・English Hub

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