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クライアントや同僚からチャット・電話でひっきりなしに連絡がきて、自分のペースで全く仕事をすることができない。そう悩むビジネスパーソンも多いだろう。
特に仕事の依頼をされるとつい反射的に「早くやらないといけない」と思いがちだ。しかし実は、「相手が必ずしも急いでいるとは限らない」。そう語るのは時短コンサルタントの滝川徹氏。
今回は、滝川氏の著書『細分化して片付ける30分仕事術(パンローリング) 』より仕事を予定通り終わらせるヒントを、再構成してお届けします。
「割りこみタスク」とは簡単に言えば、自分が今やっていることを中断して対応せざるを得ない（割りこまれる）事象を指す。たとえば同僚から相談事をされる。クライアントからの電話に対応する。上司から急な仕事を頼まれる。これらは全て割りこみタスクだ。
あらためて、なぜ割りこみタスクを減らす必要性があるのか。再度確認しよう。結論から言ってしまえば、割りこみタスクに時間を費やせば費やすほど、本来予定していた仕事に取り組めなくなるからだ。
たとえば上司から30分かかる仕事を依頼され、その場で対応したとしよう。ここで考えるべきは、この30分はどこからきたのかということだ。言うまでもなく、通常の就業時間からだ。そう、割りこみタスクに費やした30分は限られた持ち時間の中から捻出していることになる。
朝の時点で今日やるべきタスクリストを作り、18時に仕事を終える算段を整えたとする。どれも今日やるべき仕事だ。いざタスクに取り組もうとしたときに割りこみタスクが発生した。急な作業に30分を費やすことになった。そうすると本来のタスクが予定どおり進んだとしても単純計算で予定終業時刻は18時30分になる。
ここで2つの選択肢が生じる。
（1）予定通り仕事を終えるために、18時30分まで残業する。
（2）予定通り18時に帰るために、30分相当のタスクを繰り越す。
わかるだろうか。つまり割りこみタスクに時間を費やすということは、残業かタスク未完了という、どちらを選んでも自分を犠牲にすることなのだ。大げさに思うかもしれない。しかしこの事態が常態化することは好ましい事態ではない。このことは君にもわかるはずだ。
我々が割りこみタスクを極小化しなければならない理由はここにある。他者からの割りこみタスクに対応すればするほど、それは自分に無理をさせることにつながるのだ。さらに言えば、我々が目指す目標とは真逆の事態とも言える。目指すのは働く時間を減らし予定通り仕事を終えて、気持ちも仕事もラクにすることなのだから。
では具体的にどうやって割りこみタスクを減らしたらいいのか。まずは割りこみタスクに対する考え方を変えることからはじめよう。