Gearstd/iStock
仕事を終える度に次にどの仕事に取り組むか考えていると、簡単なタスクばかりに手を伸ばしがちだ。その結果、重要なタスクにいつまでも着手できない。こうした仕事の先送りに悩む人は多い。
解決の鍵は、上から順番に処理する計画を作ること。そう語るのは時短コンサルタントの滝川徹氏。今回は、滝川氏の著書『細分化して片付ける30分仕事術(パンローリング) 』より、計画に沿って仕事に取り組む効果の解説を、再構成してお届けします。
昔の私のように「あれも、これも……」とほかのタスクのことが気になっている状態では、目の前のタスクに集中して取り組めない。結果、自分ではその自覚はないものの仕事の生産性は落ちてしまう。
ではどうすれば目の前の仕事に100％集中して取り組めるようになるのか。そこで重要となるのが「計画」と「実行」を切り分けることだ。
たとえば仕事中、メンターがつきっきりで君の横について、どの仕事にいつ取り組んだらいいか的確に指示してくれることを想像してみてほしい。仕事をスタートするときに「まずこのタスクから処理しよう」と指示してくれる。
その仕事を終えたら「次はこれをやればいいよ」と次の仕事の指示をしてくれる。さらにその仕事を終えたら「次はこれ」と再度指示してくれる。仕事の優先順位もその人がしっかり見極めてくれる。君はただ言われた通りに仕事をこなしていけばいい。
もしこうしたメンターがいてくれたらどうだろう。君は「あれもやらなきゃ。これもやらなきゃ」と不安にならずにすみ、安心して目の前の仕事に100％集中して取り組めるようになるはずだ。
だが残念ながら、現実世界ではこんなことはおこりえない。しかし仕事をはじめる前に「上から順番に処理する」という明確なリストを作ることができれば、そのタスクリストはメンターと同じ役割を担ってくれることになる。
どういうことか。ものすごくシンプルな例を使って簡単に説明していこう。
たとえば就業時間を９時から18時までの９時間だとする。そのなかで行うべきタスクのリストを作る。その際タスク名だけでなく、各タスクにかかる見積時間（所要時間）もあわせて考える。
図1
図1では、わかりやすくするために各タスクの見積時間を30分として、全てのタスクの見積時間の合計時間は9時間とした。