絶対知っておきたいエクセルの基本関数3選 「IF、VLOOKUP、COUNTIF」ってどう使う?

2020.2.6
BUSINESS
(画像=書籍より)
(画像=書籍より)
(本記事は、土屋 和人氏の著書『Excel[実践ビジネス入門講座]【完全版】』=SBクリエイティブ、2019年6月9日刊=の中から一部を抜粋・編集しています)

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(4)絶対知っておきたいエクセルの基本関数3選 「IF、VLOOKUP、COUNTIF」ってどう使う?(本記事)

最初におぼえるべき最重要関数

本当に必要な関数はそれほど多くない

Excelには豊富な種類の関数がありますが、そのすべてを使っている人は、ほとんどいません。多くの人にとっては、その一部の、特に重要な関数だけ押さえておけば十分です。ここでは、覚えておくと必ず役立つ、最重要の関数を厳選して紹介します。まずは以下の関数の使い方から覚えることをお勧めします。

数値計算
関数名 説明
SUM 引数に指定した数値の合計を求める(p.210)
COUNT 引数に指定した数値の個数を求める
COUNTA 数値、文字列といった種類を問わず、
すべてのデータの個数を求める
AVERAGE 引数に指定した数値の平均を求める(p.211)
MAX 引数に指定した数値の中の最大値を求める
MIN 引数に指定した数値の中の最小値を求める
RANK.EQ 数値のグループの中の特定の数値について、
そのグループ内での順位を求める(p.216)。
以前のバージョンとの互換性を考慮する場合は、
同じ機能のRANK 関数も利用可能
LARGE 引数に指定した数値の中で上位から指定した順番に当たる
数値を求める
SMALL 引数に指定した数値の中で下位から指定した順番に当たる
数値を求める
COUNTIF 指定した範囲の中で、1 つの条件を満たすデータの
個数を求める(p.224)
COUNTIFS 指定した範囲の中で、複数の条件を満たすデータの
個数を求める
SUMIF 指定した範囲の中で、1 つの条件を満たす数値の
合計を求める(p.227)
SUMIFS 指定した範囲の中で、複数の条件を満たす数値の
合計を求めます
SUBTOTAL
AGGREGATE
対象のセル範囲のデータを集計するための関数。
集計方法を選択することが可能で、対象範囲内の小計の
セルなどを除外して計算できる
ROUND 引数で指定した数値を、指定した桁で四捨五入する(p.214)
ROUNDUP 引数で指定した数値を、指定した桁で切り上げる
ROUNDDOWN 引数で指定した数値を、指定した桁で切り捨てる
CEILING.MATH 数値を基準値の倍数に切り上げる。
以前のバージョンとの互換性を考慮する場合は、
ほぼ同様の機能を持つ、CEILING 関数も利用可能
FLOOR.MATH 数値を基準値の倍数に切り下げる。
以前のバージョンとの互換性を考慮する場合は、
ほぼ同様の機能を持つ、FLOOR 関数も利用可能

日付・時間計算
関数名 説明
DATE 年・月・日を表す数値から日付データを求める
TIME 時・分・秒を表す数値から時刻データを求める
TODAY 今日の日付データを返す
NOW 現在の日付・時刻データを返す
YEAR 日付データから年を返す
MONTH 日付データから月を返す
DAY 日付データから日を返す
WEEKDAY 日付データから曜日を表す数値を返す
EDATE 開始日から、指定した月数だけ後または前の日付を返す
EOMONTH 開始日から、指定した月数だけ後または
前の月末の日付を返す(p.93)
WORKDAY
WORKDAY.INTL
いずれも開始日から、休日を除いて指定した日数だけ後
または前の日付を求める
DATEDIF 2つの日付の間隔(年・月・日など)を表す数値を求める

集計・分析
関数名 説明
IF 条件を指定し、その真偽(TRUE / FALSE)
に応じて別の計算を行う(p.218)
IFERROR 指定した式の結果がエラーでなければ
その値をそのまま返す。
エラーであれば別の値を返す
IFS
(Excel 2019/365 のみ)
複数の条件と返す値のセットを指定し、
先頭から判定していって、最初に真(TRUE)と
判定された条件に対応する値を返す
AND 複数の条件がいずれもTRUE の場合だけTRUE を返す
OR 複数の条件が1つでもTRUE ならTRUE を返す
NOT TRUE / FALSE を逆にした結果を返す
LEFT 文字列の左側から、指定した文字数分の
文字列を取り出す
RIGHT 文字列の右側から、指定した文字数分の
文字列を取り出す
MID 指定した位置から、指定した文字数分の
文字列を取り出す
LEN 文字列の文字数を返す
FIND
SEARCH
いずれも文字列の中で、指定した文字列が
見つかった位置を表す数値を返す
SUBSTITUTE 文字列の中の特定の文字列を、指定した別の
文字列に置き換えた文字列を返す
VLOOKUP 表の左端列を検索し、見つかった行で、
指定した列にあるセルのデータを取り出す(p.220)
MATCH セル範囲を検索し、見つかったセルの位置を
表す数値を返す

条件に応じて異なる計算をする(IF関数)

IF 関数の基本的な使い方

条件を設定し、その判定結果が「真(TRUE)」の場合と「偽(FALSE)」の場合で異なる計算を行いたい場合は、IF 関数を使用します。

ここでは、左隣のセルに入力されている金額が3000円以上の場合は2割の値引き額を表示し、3000円よりも小さい場合は1割の値引き額を表示します。
①値引き額を表示するセルF4を選択する。
②[数式]タブ→[論理]→[IF]をクリックする。
③[論理式]に「E4>=3000」を指定する。
④[値が真の場合]に「E4*0.2」を指定する。
⑤[値が偽の場合]に「E4*0.1」を指定して、ダイアログ下部の[OK]ボタンをクリックする。

MEMO
[論理式]には、計算の条件を指定します。今回は「E4>=3000」と指定しています。つまり、セルE4の値が「3000以上」であるか否かが、このIF関数の条件になります。
⑥セルF4に、セルE4の金額に応じた値引き額が表示される。

HINT
今回の例では、対象の金額が3000円以上の場合は2割引の金額、3000円以下の場合は1 割引の値引き額を表示しています。
⑦セルF4の数式を、セル範囲F5:F10にコピーすると、それぞれ左隣の金額に応じた値引き額が表示される。

論理式で使える比較演算子

引数[論理式]には、戻り値が「TRUE」または「FALSE」になる式を指定します。ここで使用している「>=」は「以上」を表す比較演算子です。つまり、この場合の戻り値は、指定値以上であれば「TRUE」、そうでなければ「FALSE」になります。

同様に、このような判定に利用できる比較演算子には、次のような種類があります。

比較演算子の種類
比較演算子 説明 TRUE の例 FALSE の例
左辺と右辺が等しい 3=3 3=4
<> 左辺と右辺が等しくない 4<>5 4<>4
> 左辺が右辺より大きい 5>3 5>5
>= 左辺が右辺以上 5>=5 5>=6
< 左辺が右辺より小さい 3<5 3<3
<= 左辺が右辺以下 3<=3 3<=2

他の表からデータを取り出す(VLOOKUP関数)

VLOOKUP 関数の最も基本的な使い方

Excelには数値計算以外にもさまざま関数が用意されています。そのうちの1つに、「必要なデータを検索して取り出す関数」もあります。

例えば、商品の価格などをあらかじめ別表で用意しておき、売上記録の表に入力した商品名や商品ID からその価格を自動的に表示する、といった処理には、VLOOKUP関数を使用します。ここでは、1つ左のセルに記載されている商品名を元にして、その商品の価格を自動的に取り出す数式を入力してみます。
①セルC4を選択する。
②[数式]タブ→[検索/行列]→[VLOOKUP]をクリックする。
③[検索値]にセルB4を設定する。
④[範囲]にセル範囲G4:H12を設定したうえで、F4を押して絶対参照に変換する。
・$G$4:$H$12
⑤[列番号]に「2」、[検索方法]に「FALSE」と入力する。
⑥[OK]ボタンをクリックする。

MEMO
[列番号]には、検索先のうち、取り出す値(価格)が設定されている列番号を指定します。今回の例でここに仮に「1」を指定すると、商品名が取り出されます。また、引数[検索方法]に「FALSE」を指定すると、引数[検索値]と完全に一致するデータを検索します。ここに「TRUE」を指定した場合の処理内容については、次項で説明します。
⑦セルC4に商品名に対応する価格が表示される。
⑧セルC4の数式を、セル範囲C5:C10にコピーすると、各商品の価格が表示される。

HINT
この例のように、他の表からデータを参照することを「表引き」といいます。言い方を変えるなら「VLOOKUP 関数は表引きをするための関数」ということもできます。

条件に合うデータの個数を求める(COUNTIF関数)

Aランクの人数を数える

対象のセル範囲の中で、指定した条件を満たすセルがいくつあるかを調べたい場合はCOUNTIF関数を使用します。

ここでは、セル範囲C4:C10の中にランクAの参加者が何人いるかを数えてみます。
①セルE4(カウントした結果を表示するセル)を選択する。
②[数式]タブ→[その他の関数]→[統計]→[COUNTIF]をクリックする。
③[範囲]にセル範囲C4:C10を指定する。
④[検索条件]に「"A"」と入力する(単に「A」と指定しても、自動的に「""」が付く)。
⑤[OK]ボタンをクリックする。
⑥セル範囲C4:C10の中で、セルの値が「A」であるセルの数が表示される。

500点以下の人数を数える

COUNTIF関数の検索条件の指定には、比較演算子も使用できます。ここでは、上記のセル範囲B4:B10 を対象に「得点が500 点以下の人数」をカウントしてみます。

前ページと同様の手順で、ここではセルE6(カウントした結果を表示するセル)を選択して、[数式]タブ→[その他の関数]→[統計]→[COUNTIF]をクリックし、[関数の引数]ダイアログを表示し、次の手順を実行します。
①[範囲]にセル範囲B4:B10を指定する。
②[検索条件]に「"<=500"」と指定する。
③[OK]ボタンをクリックする。
④セル範囲B4:B10の中で、得点が500以下であるセルの数が表示される。

使えるプロ技!
<ワイルドカードを使う>

検索条件の指定にワイルドカードを使用することもできます。ワイルドカードとは、任意の1文字、または0文字以上を表す特別な記号です。「?」は任意の1文字を表し、「*」は0文字以上の任意の文字列を表します。ここでは、氏名に「鈴木」を含む参加者の数をカウントしてみます。
①[範囲]にセル範囲A4:A10を指定する。
②[検索条件]に「"鈴木*"」と指定する。
③[OK]ボタンをクリックする。
 
④セル範囲A4:A10で、苗字が「鈴木」であるセルの数が表示される。
 
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土屋 和人(つちや かずひと)
フリーランスのライター・編集者。ExcelやVBA関連の著書多数。「日経パソコン」「日経PC21」(日経BP社)などでExcel関連の記事を多数執筆。著書に『Excel でできる! Webデータの自動収集&分析実践入門』『今すぐ使えるかんたんEx Excelマクロ&VBAプロ技セレクション』『最速攻略Wordマクロ/VBA徹底入門』(技術評論社)、『Excel VBAパーフェクトマスター』(秀和システム)ほかがある。
 

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