有益な会議とムダな会議の違い

課題の処理方法

有益な会議は課題はアクションアイテムに落とし込む。ムダな会議の違いは井戸端会議。

アクションアイテムは、完了させる必要のある具体的タスクのことで、一言で言えば会議で出た宿題だ。ダメな会議の典型は「これって困りますよねえ。どうしましょうかねえ」みたいに同調し合い、なんとなくみんなで課題を認識しつつ結局誰も引き取らずに問題は未解決のまま、というケースだ。こんなことに時間を使っても徹底的に無価値である。

自分の場合、課題が認識されたら「いつまでにどういう成果物で誰が責任を取るか？」をその場で確実にハッキリさせ、スプレッドシートに記録して期日までに結果をチェックする。

有益な会議は資料の読み上げ禁止。ムダな会議の違いは資料を読み上げる。

昔、サラリーマンをしていた頃は配布した資料を棒読みする人がいた。読み終えるまでじっとこらえるだけの退屈な時間だったと記憶している。

今は資料の読み上げは禁止。人間は聞くより読む方が早く、同じ情報を目と耳から入れてもなんの意味もない。事前に読み込んでおき、番号を振って「では次はNo.3について話しましょう」とした方が時短になる。

これは完全に個人的な独断と偏見なのだが、資料の読み上げを好む人ほど、仕事ができない人の可能性が高いと思っている。会議は意見を出し合って結論を出すことが目的なのに、意見を出せるだけの勇気もアイデアもない人が「せめて資料の読み上げをして活躍の場を得よう」と考えての行動ではないだろうか。

しかし、それは実態として参加者全員の時間という経営資源をムダに消費させる「攻撃」でしかなく、限られた会議の時間を有意義にしたいと考える人を苛つかせる。何も意見がないなら無理に話さず、黙っておいた方が遥かにマシである。

有益な会議は反論をする時は代案をつける。ムダな会議の違いはダメ出しするだけ。

会議で出た意見はすべてを受け入れられるわけではない。しかし、自己顕示欲をダメ出しという手段で解消しにかかる人は一定数存在する。せっかく勇気を持った進言が個人的な承認欲求の解消に使われ、勇気をくじかれて次の意見を阻害してしまうという悪影響を及ぼす。

そこで自分の場合は「反対意見を出すなら根拠だけでなく、代案をつけろ」といっている。「それは現実的ではないと思います！」と粗を見つけて反対するだけなら小学生でもできるし、なんの価値もない。だが実現可能性を添えた代案なら、強力な付加価値が帯びる。むしろビジネスマンが代案なき反論をしてしまうと信用を失ってしまうだろう。

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筆者はサラリーマン時代にムダな会議に翻弄されすぎた経験から、基本的に会議自体があまり好きではない。だが、どうしても経営層、従業員を交えて意見を出し合う必要性を感じる瞬間がある。そんな時、本稿で取り上げた有益な会議を心がけるようにしている。

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