見積書は取引先との合意形成、認識合わせのための大切な書類です。見積書に不備があったり保管を怠ったりすると、それが原因で取引先とトラブルになることもあります。
本記事では見積書に入れるべき項目やそれぞれの書き方を、画像付きで解説します。見積もりの精度や受注率を高めるための「見積書の作り方、出し方」も紹介します。
初めて見積書を作成したり、受け取ったりする方は参考にしてみてください。
- 見積書に入れるべき項目と、項目ごとの書き方
- 見積書を作る方法と送付までの流れ
- 見積もりの精度や受注率を上げる7つのコツ
見積書の書き間違いはトラブルの元
見積書の書き間違いはトラブルの元です。書き間違いが原因で赤字受注をしてしまったり、内容が十分でなかったために取引先と認識の齟齬が生まれたりすることもあり得ます。
見積書を作ったら書き間違いがないか見直し、誰が読んでも同じように解釈できる内容か、しっかりと確認しましょう。
また、見積書を受け取った場合は発注内容や納期、金額などに間違いがないのかよく確認してください。
見積書の書き方
見積書の書き方と注意点を項目別に解説します。下記のサンプルを見ながら、どこに何を書けばいいのか確認しましょう。
宛名
請求書を送る相手の社名や屋号を書きます。担当者が決まっている場合は、担当者の部署と名前も書きましょう。なお、敬称は宛先が個人名なら「様」、組織なら「御中」と書きます。
発行者
請求書の発行者、つまり自社の名前や連絡先を書きます。相手が連絡しやすいように、自社名（屋号）、部署、担当者、電話番号、メールアドレスまで書きましょう。
通し番号
見積書の通し番号を書いておくと、管理がしやすくなります。通し番号は「通算何通目の見積書か」ではなく、「年月日ごとに何通目か」で書きます。たとえば2022年11月9日の1通目なら「20221109-001」、2通目なら「20221109-002」のように書きます。
発行日
請求書の発行日を年月日の抜け漏れ、間違いがないように書きましょう。
有効期限
その見積書はいつまで有効なのか、年月日の抜け漏れや間違いがないように書きましょう。
見積もり金額
見積もり金額の合計を税込みで書きます。
見積もりの内訳
見積もりの内訳を「品目」「数量」「単価」「品目ごとの合計金額」で書きましょう。小計には税抜きの合計額を、消費税には税率と税額ごとの合計税額を書き、合計金額は税込みで書きます。個人と法人の取引の場合、「源泉徴収税」の項目を加えることもあります。
備考
送り先と認識を合わせるために、納品の期限や内容などを書きます。見積書の送り先と納品先が異なる場合は、納品先も書きましょう。
値引きをする場合
値引きをする場合、品目に「割引価格」「値引き価格」などを記入し、金額部分に「－（マイナス）」をつけて値引き額を記入します。
値引きの品目を設けず、値引き後の単価を記載すると、その価格が正規価格と認識されるかもしれません。認識の齟齬が生まれないよう、忘れず記載してください。
